Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Salon Vilpas ry
Y-tunnus: 0225130-5
Osoite: Hiihtomajantie 11, 24100 Salo
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 0500-975662
Yhteystiedot verkossa: salonvilpas.fi/yhdistys/#yhteystiedot

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään tilavarausten ja lomakevastausten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja arkistoimiseksi, yhteydenpitoon varaajan tai ilmoittautujan kanssa, laskutukseen ja jäsenyyden tarkistukseen sekä palvelun ylläpitoon ja väärinkäytösten estämiseen.

Hyväksytyn Tupurin majan varauksen käytännön tietoja (esimerkiksi avaimen noutokoodi) voidaan lähettää myös tekstiviestillä (SMS tai RCS) yhdistyksen toimiston numerosta 0500-975662.

Varauksiin ja ilmoittautumisiin liittyvä käsittely perustuu sopimuksen valmisteluun ja täytäntöönpanoon (GDPR 6 artikla 1 b), kirjanpito lakisääteiseen velvoitteeseen (1 c) sekä turvallisuus ja väärinkäytösten torjunta oikeutettuun etuun (1 f).

Valinnainen Matomo- ja Microsoft Clarity -analytiikka perustuu suostumukseen (1 a), jonka voi perua milloin tahansa Analytiikka-asetuksista.

3. Kerättävät tiedot

Lomakkeella antamasi tiedot (lomakkeesta riippuen), esimerkiksi:

• nimi ja yhteystiedot (sähköposti, puhelin, osoite)
• syntymäaika (jäsenyystarkistusta varten, kun lomake sitä kysyy)
• varauksen ajankohdat, tilat ja muut varaukseen liittyvät valinnat
• lisäkysymysten vastaukset ja vapaamuotoiset viestit

Palvelu voi lisäksi käsitellä:

• vahvistus- ja ilmoitusviestien lähetykseen liittyviä tietoja
• henkilökohtaista muokkauslinkkiä koskevaa tunnistetta (kun vieraan muokkaus on käytössä). Linkkiä ei tule jakaa muille
• teknisiä tietoja: IP-osoite, selaimen tunnistetiedot (User-Agent), viittaava sivu (Referer) ja kieliasetus
• Cloudflare Turnstile -CAPTCHA:n tuloksen, kun CAPTCHA on päällä
• Akismet-roskapostitarkistuksen tuloksen, kun tarkistus on päällä (lähetys hyväksytään; epäilty roskaposti merkitään henkilökunnalle)

Lomakkeella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia: ilman niitä varausta tai ilmoittautumista ei voida käsitellä. Muut kentät ovat vapaaehtoisia, ja ne auttavat käsittelyssä tai yhteydenpidossa.

4. Tietolähde

Tiedot saadaan ensisijaisesti sinulta itseltäsi lomaketta täyttäessäsi tai muokkauslinkin kautta. Tekniset ja turvatiedot syntyvät palvelun käytön yhteydessä.

5. Säilytysaika

Tietoja säilytetään enintään alla mainitun ajan. Osa poistoista tapahtuu automaattisesti, osa yhdistyksen säännöllisessä tarkistuksessa.

• Varaukset: enintään 24 kuukautta viimeisestä varatusta päivästä
• Ilmoittautumis- ja muiden lomakkeiden vastaukset: enintään 12 kuukautta lähetyksestä
• Roskakoriin siirretyt varaukset ja vastaukset: poistetaan automaattisesti 30 vuorokauden kuluttua roskakoriin siirtämisestä
• Henkilökunnan sisäinen tapahtumaloki: poistuu automaattisesti 12 kuukauden kuluttua
• Vieraan muokkauslinkki: vanhenee automaattisesti (yleensä enintään 48 tuntia) tai kun henkilökunta käsittelee lähetyksen
• Varauksen tai vastauksen yhteydessä tallennettu IP-osoite poistetaan viimeistään kyseisen varauksen tai vastauksen mukana

Hyväksytyn varauksen laskutustiedot siirtyvät myClub-järjestelmään, jossa niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tämä säilytys perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

• myClub (wilpas.myclub.fi) — jäsen-, tapahtuma- ja laskutustiedot, kun varaus hyväksytään tai tietoja synkronoidaan yhdistyksen jäsenjärjestelmään
• Cloudflare, Inc. — palvelun hosting, tietovarasto, sähköpostin lähetys ja tarvittaessa Turnstile-CAPTCHA (henkilötietojen käsittelijä)
• Akismet (Automattic) — roskapostitarkistus, kun toiminto on käytössä
• Markus Media / Matomo (pixel.markusmedia.fi) — itse isännöity analytiikka vain suostumuksella
• Microsoft Clarity — käyttäytymisanalytiikka vain suostumuksella
• Yhdistyksen nimeämät hallinnan käyttäjät, joilla on oikeus käsitellä varauksia ja vastauksia

Tietoja ei myydä kolmansille osapuolille.

7. Tietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle

Cloudflare, Microsoft ja Automattic voivat käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella. Palveluntarjoaja vastaa soveltuvasta GDPR:n V luvun mukaisesta suojamekanismista, kuten riittävyyspäätöksestä tai vakiosopimuslausekkeista.

8. Evästeet ja paikallinen tallennus

Palvelu ei käytä mainosevästeitä. Selain voi tallentaa paikallisesti ulkoasun teema-asetuksen (vaalea / tumma / järjestelmän mukaan). Cloudflare voi asettaa teknisiä evästeitä tai vastaavia tunnisteita Turnstile-CAPTCHA:n ja palvelun suojauksen yhteydessä. Tarkempi kuvaus on sivulla Evästeet.

9. Analytiikka

Suostumuksella julkisilla tietosivuilla käytetään kävijä- ja käyttäytymisanalytiikkaa. Matomo-analytiikka ladataan itse isännöidyn Matomo Tag Manager -säilön kautta; Microsoft Clarity ladataan suoraan:

• Matomo — itse isännöity instanssi osoitteessa pixel.markusmedia.fi; kerää kävijätilastoja (esimerkiksi sivulataukset ja tekniset selaintiedot)
• Microsoft Clarity — käyttäytymisanalytiikka (esimerkiksi klikkaukset ja vieritys); palveluntarjoaja on Microsoft, ja tietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolelle

Analytiikkaa ei ladata varaus- tai ilmoittautumislomakkeilla, kiitossivuilla, vieraan muokkauslinkeissä eikä hallinnassa. Lomakekenttien arvoja ei lähetetä analytiikkaan.

Analytiikka ei ole välttämätöntä. Valinnan voi tehdä ja myöhemmin muuttaa alatunnisteen Analytiikka-asetukset-painikkeesta; ohjeet ovat sivulla Evästeet.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin
• pyytää virheellisen tiedon oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun
• perua analytiikkaa koskeva suostumus milloin tahansa
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti

Oikeudet toteutetaan siltä osin kuin tietosuojasääntely sen mahdollistaa. Pyyntöön vastataan kuukauden kuluessa; jos pyyntö on laaja, määräaikaa voidaan jatkaa ja siitä ilmoitetaan sinulle. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista.

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä. Roskapostitarkistus voi merkitä lähetyksen henkilökunnan tarkistettavaksi, mutta se ei yksin johda varauksen hylkäämiseen: varaukset käsittelee aina ihminen.

Voit korjata omaa varaustasi tai vastaustasi vahvistusviestissä saamasi henkilökohtaisen muokkauslinkin kautta, kun linkki on vielä voimassa. Muissa tapauksissa ota yhteyttä: [email protected].

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

11. Selosteen päivitykset

Tämä seloste on päivitetty 1.10.2026.

Salon Vilpas ry voi päivittää tätä selostetta, kun palvelu tai käsittely muuttuu. Ajantasainen versio on osoitteessa lomakkeet.salonvilpas.fi/tietosuoja/.